Lo que sucede en Excel, se queda en Excel

Imagina que llevas varios meses en tu nuevo rol como Gerente Gestor de datos, encargado de la coordinación de marketing a nivel mundial. Supervisas de manera indirecta a aproximadamente 60 representantes de ventas dispersos por todo el mundo, agrupados en las conocidas regiones de las Américas, EMEA y APAC. Te est'as preparando para asistir a una conferencia de dos días y has marcado tu calendario como "Fuera de la oficina" para éste próximo jueves y viernes.

Sin embargo, un martes por la mañana, tu jefe te sorprende con una solicitud de una presentación sobre previsiones de ventas para el próximo año. Quieren que estos datos estén categorizados por las cinco categorías tradicionales de productos de la empresa. ¿La trampa? Debes recopilar estimaciones de los 60 representantes de ventas y tener la presentación lista para su revisión el lunes al mediodía, inmediatamente después de tu regreso de la conferencia. Además, tu jefe ha solicitado un análisis de Nivel 0.

Pero aquí está la sorpresa: eres un experto en Excel, ¿entonces este trabajo debería ser pan comido, verdad? Todo lo que necesitas hacer es crear una plantilla de Excel que enumere a todos los asociados de ventas agrupados por región, desglose los datos por las cinco categorías y pedirles que completen las cifras de ventas de los trimestres Q1, Q2, Q3 y Q4. Después, coloca la plantilla en una unidad compartida y envía un correo electrónico con el enlace e instrucciones. Parece sencillo: las personas accederán a la plantilla, ingresarán sus 20 datos, guardarán los archivos y cerrarán Excel. ¡Pan comido!

En tu proceso de pensamiento, está claro: todos seguirán las instrucciones precisas de tu correo electrónico, y a tu regreso, la plantilla estará llena de los datos que necesitas. Utilizarás posteriormente esta tabla para crear una tabla dinámica y tendrás tu presentación lista en poco tiempo. Incluso estás emocionado por la oportunidad de analizar los datos y proporcionar ideas valiosas. Además, decides proporcionarle a los representantes sus cifras de ventas del año actual como referencia.

Realizas tus consultas y configuras rápidamente el formato, que parece algo así como esto:

El día antes de tu vuelo a la conferencia, escribes el correo electrónico, creas instrucciones detalladas y utilizas la lista de distribución para enviarlo a todos los representantes. ¿Qué podría salir mal, verdad? Cierras sesión y así termina tu jornada laboral.

La Mañana Siguiente

El lunes por la mañana, llegas una hora antes de lo habitual, emocionado por las impresionantes visualizaciones que has imaginado para impresionar a tu audiencia con tus legendarias habilidades de Excel. Lo primero que haces es abrir el enlace en el correo electrónico que enviaste para ver cómo han ido las cosas.

Sin embargo, una extraña premunición se apodera de ti cuando Excel te pregunta si quieres abrir el archivo como solo lectura. El archivo está abierto exclusivamente para un usuario, que parece pertenecer a la región de APAC. Elijes "abrir como solo lectura" de manera vacilante y te preparas para lo que aparecerá en la pantalla.

Para tu consternación, tu plantilla impecable está irreconocible. Está parcialmente completa y las filas están resaltadas con una mezcla de colores. La columna de Q3 para los datos reales está ausente, y se han agregado nuevas columnas, incluyendo una columna de comentarios llena de poemas y comentarios extensos.

Además, alguien en Asia decidió que no estaban satisfechos con las cinco categorías de productos y agregó filas para especificar nombres de productos que no concuerdan con tus categorías. Esto inspiró a otros usuarios a insertar filas para sus propios desgloses de productos. ¡Un representante incluso creó más de 20 productos nuevos!

Pero eso no es todo; ni siquiera tienes un tercio de los datos que esperabas. A medida que abres tu correo electrónico, empiezan a llegar correos directamente de los asociados, cada uno con archivos nombrados "MisCifras.xlms", "ForcastEMEA_final.xlms", "JohnSmith_Cifras.XMLs" y muchos más. Más de 40 de estos correos llegan a tu bandeja de entrada.

Decides verificar la unidad compartida donde colocaste el archivo y, para tu asombro, encuentras una gran cantidad de archivos, cada uno una réplica del original pero con varios nombres como "formato_emea_final", "emea_final_final", "final_con_comentarios" y así sucesivamente.

El pánico se apodera de ti; son las 8 de la mañana y tu reunión crucial está a solo cuatro horas de distancia. No hay forma de dar sentido a este caos en tan poco tiempo, ya que no estás seguro de lo que tienes y lo que falta. Puede que tengas que revisar correo por correo o archivo por archivo, tratando de armar el rompecabezas.

Tu reputación y la impresión inicial de tu capacidad para manejar una tarea sencilla están en juego. Pediste algo sencillo, y tu plantilla impecable ha sido convertida en un desastre creativo por una horda de usuarios.

Abres tu archivo original, el que estaba bloqueado, con la esperanza de encontrar respuestas. Te gustaría saber quién eliminó columnas, quién agregó nuevas y quién inició el caos agregando productos a las categorías. Sabes quién bloqueó el archivo, pero no hay forma de obtener todas tus respuestas porque, como dicen, "Lo que sucede en Excel, se queda en Excel."

Post Mortem

¿Te suena familiar esta situación? Existe una manera de llevar a cabo esta actividad sin posibilidad de desviaciones, una forma de rastrear quién hizo qué y cuándo, y un método para limitar la visibilidad de los registros al usuario que ingresa los datos. Esto incluso puede proporcionar resultados inmediatos en Power BI o una tabla dinámica. Todo esto se puede lograr sin depender únicamente de Excel.