¿Qué Diantres es SharePoint?

Seguramente ya migraron todos tus archivos al SharePoint que crearon para tu departamento, peroaun así también tienes un OneDrive. Así que vives confundido porque las dos cosas aparentemente son lo mismo; lo único es que en SP cuesta más trabajo compartir archivos con la gente que no está dentro de tu departamento. Entonces, ¿por qué querrías dos lugares donde guardar tus archivos? No tiene sentido.

En este artículo y tras unos 8 años de estarle picando y picando al SharePoint, creo que ya sé qué diantres es SharePoint. Antes que nada, quiero decirte lo que SharePoint no es. SharePoint no es otro cajón donde poner archivos. Sí, aparentemente eso es y puede funcionar para eso, pero no; si ese es el uso que le van a dar, pues bien va a remplazar los ShareDrives de servidores NT, pero se va a quedar corto en el alcance.

Ahora te voy a dar mi definición de SharePoint y te la voy a explicar con manzanas.

SharePoint es una Plataforma Colaborativa No-Code/Low-Code cuyo núcleo es una Base de Datos relacional orientada a la gestió de registros.

Plataforma Colaborativa

SharePoint (SP) no tiene sentido si su objetivo no es la colaboración y la coordinación. Si eres un gerente y diriges un grupo de personas, del tamaño que sea, dominar SP debería volverse tu prioridad número 1.

No-Code/Low-Code

Todo en SP es configurable y no requieres código (al menos que quieras llegar al siguiente nivel); lo más complejo a lo que te vas a enfrentar es a crear fórmulas tipo Excel para columnas calculadas o para reglas de validación. Lo demás es encender o apagar opciones. SP requiere un rol de Site Owner (dueño del juguete) que es quien es el responsable de crear las Listas para que sean utilizadas por todos.

Su Núcleo es una Base de Datos

Todo lo que ves en SP es la visualización de un registro, una vista de un conjunto de registros o una tabla mostrando registros. Todo está guardado en Tablas o mejor llamadas Listas; algunas son creadas por omisión pero la parte divertida viene cuando te pones a crear las propias. Es relacional porque puedes utilizar los valores de una lista para que aparezcan como opciones en otra lista y así comienzas a crear un modelo de datos con integridad relacional. No hay forma de que alguien meta un valor inválido o se salte las reglas que tú definas.

Orientada a la Gestión de Registros

La forma en cómo SP maneja los registros es única y no he visto algo similar en otras bases de datos comerciales. Aquí algunas de las monerías que SP tiene bien guardadas que aplican a cada registro:

• Una gran gama de tipos de datos. Desde los básicos (número, texto, yes/no) hasta extensos como imágenes, hiper-vínculos, selección sencilla o multi-selección, lookup a otra tabla, personas o grupos dentro de tu SP/Active Directory, campos calculados, etc. Todos los anteriores con manejo de índices y reglas de validación.

• Historia, Auditoría de registro y recuperación de versiones. Cada que alguien cambia algo en un registro, una nueva versión se crea y la modificación se registra en la bitácora. Puedes ver y saber quién cambió qué y cuándo; con la capacidad de revertir un registro a cualquiera de sus versiones anteriores. (A ver niños, traten de lograr esto con Excel!)

• Seguridad granular. Tú puedes definir quién o qué grupo tiene permiso para ver, modificar o crear registros; incluso puedes activar seguridad a nivel registro para que solo los creadores de algún registro puedan verlo o modificarlo.

• Alertas, Notificaciones y Acciones. SP te puede mandar un aviso cuando alguien haga algo en algún registro, o mandarte un resumen de los cambios por día, semana, mes. También puedes programar acciones para que SP haga algo cuando alguien cambie algo; por ejemplo, mandarle un enlace del registro a la persona o grupo que esté en el campo de “gerente” cuando alguien meta un registro en el calendario de vacaciones.

• Chat y comentarios a nivel registro. Cada registro tiene un chat asincrónico integrado; el gerente puede entrar a ver un registro (por ejemplo alguien solicitando vacaciones) y poner un comentario como “@Juanito recuerda que tienes X entregable para tal fecha” dejando un rastro de la comunicación que sucedió al manejo de un registro.

• Integrado con Office 365 y Teams. Puedes exportar las listas a Excel de forma que se puedan actualizar dinámicamente (solo una dirección) reflejando los cambios instantáneamente en Excel para alimentar una lista o directamente una tabla dinámica. SP está integrado con Power BI y puedes usar MS Access como back door para manipular las listas de SP, entre otras funcionalidades de integración.

• Capacidad para adjuntar archivos. Cada registro en SP tiene la funcionalidad de poder almacenar un número ilimitado de archivos. Puedes usarlo para una biblioteca de entregables, almacenar scripts o SQL, meter el entregable de una tarea, etc. De aquí la capacidad de manejar archivos de las Listas tipo Biblioteca de Documentos, que simulan ser un sistema de archivos.

• Motor de Búsqueda. Cada campo en una lista, cada registro, cada palabra clave en cada archivo adjunto está híper-indexado en SP y va a aparecer en el motor de búsqueda y te va a mostrar los registros que contienen dicha palabra clave. Esta funcionalidad no la tienen ninguna base de datos SQL que yo conozca.

Ahora que más o menos tienes una idea de qué es SP, debes entender que su potencial es en el poder crear aplicaciones de manejo de registros. Como cualquier base de datos, requiere un nivel de modelado de datos, una arquitectura de la solución y algún nivel de implementación o change management.

En este blog vamos a estar tocando varios casos de uso en donde SP es una mejor alternativa a hacer las cosas en Excel.