SharePoint, la plataforma Ideal para Citizen Development

Si algo he aprendido en estos 28 años de experiencia en el sector bancario, es que es imposible deshacerse del pernicioso Excel. Sí, Excel, por más que nos guste o no, es como la cinta de ducto que cierra la brecha entre lo que ofrecen los sistemas corporativos y lo que realmente necesita el usuario. La TI es muy decidida para hacer cambios pequeños al sistema y simplemente tolera la existencia de Excel en una especie de relación simbiótica con los usuarios.

El problema es que Excel lo es TODO pero a la vez lo es NADA. Es un producto que tarde o temprano va a terminar causando problemas debido a su universalidad. Bromeando, siempre sostengo que todos los proyectos de tecnología tienen el mismo objetivo: deshacerse de Excel.

Siendo un Arquitecto de Datos, me he dado cuenta de lo disruptivo y disfuncional que puede ser Excel en las organizaciones. Es un producto bi-polar que, a la larga, va a dar problemas, es difícil de integrar y de mantener consistente. He escrito muchos artículos sobre esto en mi blog, que recomiendo visites para reírte un poco de lo absurdo que puede ser el mundo corporativo.

Excel es un producto bipolar que, tarde o temprano, te va a dar problemas.

Debido a esto, he hecho de mi misión personal ayudar al mundo a, por fin, deshacerse de Excel. Mi blog y sitio web se llaman: www.GetRidofExcel.com

¿Cuáles son los principales problemas de Excel desde el punto de vista corporativo y desde la óptica de un experimentado Arquitecto de Datos?

Flexibilidad excesiva: No se pueden establecer formatos de datos predefinidos y validaciones para cada columna, evitando que el usuario meta datos incorrectos. Sí, se pueden establecer validaciones en celdas, pero seamos realistas, nadie lo hace ni se puede volver obligatorio.

Consultabilidad limitada: Los datos en Excel no se pueden consultar fuera de Excel. Excel es el amo y señor del análisis de datos dentro de su propio reino, pero es muy complicado conectarse a él para correr una consulta, lo que dificulta su integración en flujos de datos.

Falta de trazabilidad: Lo que pasa en Excel se queda en Excel. No se puede rastrear quién modificó una celda o registro. En el sistema financiero, esto es crítico, ya que las regulaciones exigen que todo sea auditable.

Fácil de destrozar: La creatividad humana no tiene antídoto; los usuarios pueden añadir, quitar, colorear, y modificar filas/columnas, dejando un Excel totalmente disfuncional.

No trabaja en equipo: Aunque las nuevas versiones de Office 365 permiten que varios usuarios editen simultáneamente, usar Excel para captura de datos concurrente es una mala idea que siempre te hará quedar mal.

Bidimensional: Todo en Excel es filas y columnas. Es imposible hacer modelos de datos complejos o capturar varios valores en una misma celda. Los usuarios hacen milagros con VLOOKUP, pero tarde o temprano te van a hacer quedar mal.

Creo que ya se están haciendo una idea de cómo nuestro fiel amigo Excel puede ser un verdadero dolor de cabeza en el mundo corporativo.

¿Qué alternativa tenemos para reemplazar Excel?

Bueno, resulta que SharePoint es una plataforma de gestión de datos (estructurados y no estructurados) que resuelve prácticamente todos los problemas que presenta Excel.

El núcleo de SharePoint es una base de datos relacional (ACID) que el usuario puede personalizar para crear simples modelos de datos para resolver múltiples casos de uso. Digamos que es un MS Access versión Low-Code/No-Code donde todo se hace con clics.

Las tablas (conocidas como listas) en SharePoint tienen las siguientes peculiaridades, que, sinceramente, no he encontrado en ninguna otra 'base de datos' corporativa, haciéndolo extremadamente poderoso para resolver casos de uso que TI nunca podría abordar:

Auditable: Cada registro en SharePoint puede mantener una versión con la capacidad de regresar a una versión anterior. Integrado con el directorio activo, siempre podrás rastrear quién alteró o borró un registro. Si quieres mantener a los de ‘Compliance’ a raya debes evaluar esta funcionalidad.

Alertas y acciones: Se pueden definir alertas y eventos cuando se crea un registro o cuando un campo cambia, permitiendo integraciones vía Power Apps o notificaciones instantáneas o diarias al administrador de la lista.

Concurrente: Todas las personas con acceso a la lista pueden ingresar registros de manera directa en la lista (por registro o en grilla tipo Excel) o a través de formularios. El poder de las listas radica en que puedes tener a un ejército capturando datos sin bloqueos, a diferencia de Excel o MS Access.

Multidimensional: Además de definir campos para aceptar uno o varios valores predefinidos, se pueden establecer campos LOOKUP a otras listas, creando integridad referencial y modelos de datos avanzados que dan vida a aplicaciones de usuario.

Colaboración: Cada registro en SharePoint tiene la singularidad de incluir un microchat que permite comenzar una conversación o hacer call-outs a compañeros. Además, cada registro permite una cantidad indefinida de archivos adjuntos.

Tipos de datos exclusivos: Fuera de los tipos de datos comunes (texto corto, memo, número, fecha), existen otros tipos para almacenar personas o grupos (del directorio activo), imágenes, valores predefinidos (mono o múltiple selección), vínculos, campos calculados, campos LOOKUP, etc.

Visualizaciones avanzadas: Se pueden definir vistas para que las listas aparezcan como calendarios, diagramas de Gantt, tableros Kanban, drill-down, con filtros, tarjetas, etc. Estas visualizaciones son visualmente atractivas e interactivas, sirviendo como bloques de construcción para páginas interactivas.

Integración: Las listas se pueden usar como fuente de datos para Power BI en tiempo real y se pueden exportar dinámicamente con Excel para alimentar tablas o tablas dinámicas. Creas tu Excel una vez y al abrirlo, los nuevos datos de SharePoint se actualizan automáticamente. Para operaciones masivas, uno puede usar MS Access para conectarse a una lista y realizar operaciones SQL.

Consultable: A través de MS Access, APIs y conectores ODATA, los datos almacenados en listas de SharePoint se pueden consultar mediante SQL para informes o para alimentar otras cadenas de datos sin necesidad de exportarlos a archivos planos (o Excel). Los datos están 'vivos' y disponibles.

Conclusión

Hemos vivido muchos años usando Excel como la única alternativa para que el usuario cierre la brecha con los sistemas. La realidad es que Excel no solo es peligroso sino que también interrumpe el flujo orgánico de datos en un equipo o en la colaboración al ser una caja negra.

La plataforma SharePoint te permite entonces migrar esos Excel necesarios, e integrarlos dentro del contexto de una organización que le dé vida a una aplicación colaborativa sin necesidad de molestar a TI. Como es una solución de usuario final, no requiere que alguien programe nada; todo se configura, pero se requiere un SITE-Owner que actúe como Arquitecto de Soluciones e implemente este tipo de soluciones.

Sigue conectado a mi blog para conocer los diferentes casos de uso donde uno NO DEBE USAR EXCEL y usar SharePoint en su lugar.